druckfunktion

Gmail: Mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF herunterladen und eventuell archivieren

Alle Nachrichten in Google-Mail können für einen späteren Zugriff archiviert werden. Leider kann man aber ohne eine aktive Internetverbindung nicht auf die archivierten E-Mail zurückgreifen. Einzelne Mails können jedoch über die Druckfunktion (als PDF speichern) auf dem Computer abgelegt werden. Benötigt man aber mehrere Nachrichten, dann wird das ganze schon etwas zeitaufwendiger. Wie heißt es doch so schön: Zeit ist Geld! Mit der Erweiterung Duffel lassen sich beliebig viele Nachrichten als PDF in einem Arbeitsschritt herunterladen und speichern.

Duffel funktioniert nur in Verbindung mit Gmail und dem Chrome-Browser. Du kannst das Gmail-Add-On entweder über den Chrome Web Store oder über die Duffel Homepage gratis herunterladen.

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Die Erweiterung Duffel fügt der Gmail-Bearbeitungsleiste einen Download-Button hinzu. Dieser steht dir in jeder geöffneten E-Mail zur Verfügung. Dieser wird ebenfalls im Posteingang angezeigt, sobald du eine Nachricht per Checkbox markierst.

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Eine einzelne E-Mail wird direkt als PDF im Download-Ordner gespeichert. Hast du mehrere Nachrichten markiert, werden alle in einem ZIP-Archiv zusammengefasst.

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Die ZIP-Order finde ich persönlich sehr praktisch, da ich – nach Kalendertag sortiert – meinen Posteingang immer offline zur Verfügung habe.

Druckfunktion im Kontextmenü ermöglichen

In früheren Versionen von Mac-OS X (vor „Snow Leopard“) hat man die Möglichkeit, mit einem Rechtsklick auf eine Datei über das Kontextmenü die Datei auszudrucken.

Besonders praktisch ist dies für Dateiformate, die vom Betriebssystem unterstützt werden, beispielsweise PDF. Denn dann wird das Dokument direkt ausgedruckt, ohne ein Programm starten zu müssen. Wählt man einen Dokumententyp, der nicht von Mac-OS X unterstützt wird, beispielsweise eineExcel-Liste, dann startet das Betriebssystem das entsprechende Programm und öffnet das Fenster „Drucken“. Seit Mac-OS X 10.6 fehlt allerdings der entsprechende Eintrag „Drucken“ für das Kontextmenü. Doch mit dem Programm Automator lässt sich dies leicht ändern. Dazu erstellt man einen neuen Arbeitsablauf und wählt als Vorlage „Dienst“. Ist die Bibliothek eingeblendet, wählt man unter „Dienstprogramme“ den Eintrag „Finder-Objekte drucken“ und zieht es nach rechts in das Arbeitsablauf-Fenster. Darüber befinden sich zwei Pop-up-Fenster, hier stellt man ein „Dienst empfängt ausgewählte(n) > Dokumente > in > in jedem Programm“. Speichert man diesen Arbeitsablauf beispielsweise unter dem Namen „drucken“, erscheint dieser Eintrag im Kontextmenü, wenn man ein ausdruckbares Dokument anwählt. Der Arbeitsablauf selbst landet im Benutzerordner im Unterordner „Library > Services“.